Kaan

Bağlam

Bir Türkiye merkezli B2B SaaS şirketinde (28 kişilik) Ilura ile yetiştirilen Slack iç-asistan agent’ının 30 günlük günlüğüdür. Kaan’ın görevi: ekip içi soruları (SOP, tatil politikası, PR template, masraf hatırlatması) cevaplamak, kalıp soruları otomatize etmek, belirsizleri ilgili insanlara yönlendirmek.

Şirket büyüklüğü: 28 kişi (mühendis, satış, destek, yönetim). Slack workspace haftada ~2.000 mesaj.

Niye agent, niye basit Slack bot değil?

Klasik Slack bot:

• /tatil-politikası slash → sabit metin
• /sop-onboarding slash → link

Ama gerçek soru çoğunlukla farklı:

• “Yarın izin almam gerek, kaç gün önceden mi?”
• “Yeni başlayan için hangi dokümanlar?”
• “PR template’i nereye?”

Bunları slash command’a sığdıramazsın — kullanıcı sözel sorar. Kaan LLM ile soruyu anlıyor, dokümandan cevabı çıkarıyor.

Mimari

Slack Workspace
    ↓ (Bot User OAuth + event subscriptions)
Yerel: Llama 3.1 8B (şirket sunucusu)
    ├─► Notion + Confluence belgeleri (yerel embedding)
    ├─► Slack mesaj geçmişi (yerel — search içerik)
    ├─► Ekip rol tablosu (kim hangi domain)
    └─► PII maskeleme

Karar:
  - Confidence > 0.75 → otonom cevap
  - 0.65-0.75 → cevap + ‘kontrol et: @[ilgili]’ etiket
  - < 0.65 → ‘Bunu bilmiyorum, @[ilgili-takım]’ etiket

Haftada bir:
  Eğitim → maskeli özet (soru tipi, doğruluk) → Claude → LoRA → Llama

30 günün özeti

Hafta 1 — kalıp tanıma

İlk hafta Kaan SOP ve tatil politikası gibi kalıp soruları öğrendi. 87 soru cevapladı, 74’ü doğru (%85), 13’ünde insan düzeltme yaptı.

Düzeltmelerin çoğu “bu özel durum, X kişi bilir” tarzı.

Maturity: 16.

Hafta 2 — belirsizlik eşiği

Eğitim seansında 67 örnek Claude’a gitti. Eğitmen önerdi:

“Kaan’ın en büyük riski uydurma. Confidence 0.65 altında olduğunda mutlaka insan etiketleyici. ‘Bunu bilmiyorum’ demek uydurmaktan iyi.”

Kaan bu kuralı öğrendi. Sonraki hafta belirsiz sorulara “Bunu bilmiyorum, @hr-team buraya bakar mı?” tarzı cevaplar geldi. Yanlış cevap riski %2’den %0.4’e düştü.

Maturity: 16 → 38.

Hafta 3 — pattern tanıma

16. günde Kaan bir pattern fark etti:

“Son 7 günde 5 farklı kişi PR review template sordu. Cevap aynı belge link. Belki #engineering kanalına pinned mesaj koymak işe yarar?”

Mühendislik ekibi yöneticisi inceledi: PR template gerçekten her yeni dev’in sorduğu şey. Pinned mesaj eklendi, sonraki hafta tekrar soru %80 düştü.

Maturity: 38 → 47.

Hafta 4 — sabah brifing

23. günden sonra Kaan sabah brifing #genel kanalında:

“Günaydın 👋 Dün 12 soru geldi: — 8’i kalıp (SOP / tatil / masraf): direkt cevapladım — 4’ü ekip-özel: @engineering @hr @sales etiketledim — 1 yeni pattern: ‘fatura döngü tarihi’ 3 kez soruldu, @finance bakar mı?”

Bu brifing yöneticilere işin temposunu veriyor — hangi soruların tekrarladığı, hangi belgenin eksik olduğu görünüyor.

Maturity: 47 → 62.

Bağ paneli — gün 30

47 dk → 12 sn cevap süresi = devasa fark. Çalışan beklemiyor; iş akışı kesilmiyor.

Üç ders

1. Belirsizlikte susmak değil, etiketlemek

“Bunu bilmiyorum” tek başına yetmez. Kaan “Bunu bilmiyorum, @hr-team bakar mı?” der — soruyu doğru kişiye yönlendiriyor. Bu değer yaratıyor.

2. Pattern uyarısı = belge boşluğu işareti

“5 kişi PR template sordu” = belgenin eksik veya bulunmaz olduğunun işareti. Kaan pattern’i bildiriyor, belgeleme ekibi düzeltiyor; sonraki haftada sıfır soru.

3. Otonomi belge zenginliğine bağlı

%58 otonomi yüksek görünüyor ama bu belgelerin kalitesine bağlı. Az belgelenmiş ekipte agent’ın otonomi oranı %20’lere düşer. İyi belgeleme = iyi agent.

Diğer SaaS şirketler için

Kaan Slack tanımı kopyalanabilir. Ama:

• Belgeler taşınmaz (her şirketin kendi Notion/Confluence)
• Ekip rolleri taşınmaz (kim hangi domain)
• Kalıp sorular sektöre göre değişir

30 günde benzer olgunluğa ulaşılır — şirketin belge kültürüne göre.