Outlook entegrasyonu: mail okuma, taslak yazma, takvim

Vendor ve connector tipi

Microsoft Outlook hâlâ kurumsal iletişimin omurgası — Exchange Online, Microsoft 365 ve on-prem Exchange üçlüsü Türkiye orta-büyük şirketlerinde varsayılan. Agent’ın günlük akışın içine girmesi mail kutusuna eli ulaşmadan mümkün değil; brief okumak, hatırlatmak, taslak hazırlamak, takvim koordine etmek hep mail/calendar üzerinden döner. Connector tipi MCP. Microsoft Graph API üzerinden değil, yerel MCP server üzerinden çalışır — agent token’ı Tezgah’ın OS keychain’inde durur, her tool çağrısı yerel köprü üzerinden Graph veya EWS endpoint’ine gider. Bu sayede agent’ın mail kutusuna erişimi tek bir Tezgah oturumuna bağlı kalır, fiziksel makineye bağlı, paylaşılmaz. OAuth flow ilk kurulumda tek seferlik PKCE ile döner; refresh token keychain’de şifreli durur.

PolicyEngine onay paterni

Outlook entegrasyonunun risk seviyesi orta — okuma çoğu zaman düşük risk, gönderme yüksek risk. Üç katmana bakalım.

Düşük risk — list_recent_emails, draft_reply, read_calendar_events, propose_meeting_time. Bunlar agent’ın günlük rutini; otomatik geçer. Inbox’ı taradı, taslak hazırladı, takvimde uygun zaman buldu — kararı sana danışmadan yapabilir. Audit chain her okumayı SHA-256 imzalı saklar.

Orta risk — read_email_body ve book_meeting_room. Mail gövdesi kişisel veri içerebilir; agent gövdeyi bilinçli okur, içeriği oturumun bağlamına alır. Onay otomatik geçer ama ilk hafta kullanıcı bu davranışı izleyebilsin diye Tezgah üst köşede sessiz bir badge gösterir: “şu maili okudum, açayım mı?”. Toplantı odası rezervasyonu için yine onay otomatik ama oda boş düşürmek pahalı; PolicyEngine eşik koyar — aynı gün içinde iptal sayısı 2’yi geçerse rezervasyon kullanıcı onayına yükselir.

Yüksek risk — send_email. Hiçbir koşulda otomatik gönderim yok. Mail Drafts klasörüne düşer, sen kontrol edersin, sen gönderirsin. Agent draft hazırlarken tonunu Bayesian voice profile’ından çıkarır — formal, esprili, kısa, uzun. İlk haftalarda taslak çoğu zaman düzeltilir; agent düzeltmeleri DPO örneği olarak yazar, üçüncü ayda taslak değişikliği oranı %20’nin altına iner.

Kurulum adımları

1. Pod hazırla. Pod'lar sayfasında “outlook-pod” oluştur. Ağ izni Microsoft Graph (graph.microsoft.com) ve EWS endpoint’in için açık olsun. Dosya kapsamı yalnız Tezgah’ın kendi cache klasörü.
2. MCP connector kur. Entegrasyonlar → “Outlook” connector. OAuth tarayıcıyı açar, Microsoft hesabınla giriş yaparsın. Tezgah PKCE flow’unu yönetir; access ve refresh token OS keychain’e yazılır, config dosyasına asla.
3. Kapsamı sınırla. OAuth onay ekranında hangi izinleri vereceğini seç: Mail.Read, Mail.ReadWrite (taslak için), Calendars.ReadWrite. Mail.Send vermeye gerek yok — agent zaten göndermiyor. Daha az izin = daha az risk.
4. İlk çağrı. “Son 5 mailimi listele” diye agent’a sor. list_recent_emails çağrısı otomatik geçer, başlıklar Tezgah’ta görünür. Bağlantı sağlam.
5. Voice profile eğitimi. İlk hafta agent’a 10-15 mail için taslak hazırlat. Her taslağı düzelt veya onayla. Bayesian voice profile senin yazı tonunu yakalar — kısa-uzun cümle dengesi, selamlama tarzı, imza paterni.
6. Toplantı odası whitelist’i. Settings → Outlook’ta hangi odaları rezerve edebileceğini belirle. Yanlış oda rezerve etmesin diye allowlist daraltıcıdır.

Sektörel kullanım

Outlook entegrasyonu sektör fark etmez — neredeyse her ofis çalışanına dokunur. Yine de bazı sektörel paterns var. Hukuk agent’ı için mail tarihçesi delil değeridir; agent okumayı yapar, yazmayı asla. İK agent’ı çalışan iletişiminde taslak hazırlar; özlük verisi içeren maillerde Bayesian risk skoru yüksek tutulur, hiçbir taslak otomatik düşmez. Finans tarafında tahsilat hatırlatma maili klasik kullanım — agent vade tablosunu çıkarır, taslakları hazırlar, sen toplu gönderim yerine müşteri müşteri kontrol edip yollarsın. Satın alma için tedarikçi yazışma takibi merkezde — gelen teklifin önceki tekliflerle farkı, gecikmiş yanıtlar, RFQ yanıt oranı agent’ın takvimine düşer.

Ne zaman kullanılmaz?

Outlook bağlantısı bir kısım kullanıcı için doğru değil. Üç durum dikkat ister.

Birincisi, mail kutun olağanüstü gizli iletişim taşıyor — avukat-müvekkil, tıbbi sır, bekleyen M&A görüşmeleri. Agent’a okuma izni vermek bile risktir; yanlış konfigürasyonda bağlam pencereleri ileride bulut çağrısına sızabilir. Bu maillere ait klasörü pod kapsamı dışında tut, agent’a yalnız “Genel Inbox” ve “Müşteri” klasörlerini görmesini söyle.

İkincisi, on-prem Exchange çok eski (2013 öncesi). EWS protokolü deprecated; modern OAuth çalışmıyor, basic auth ise güvenlik riski. Bu durumda Microsoft 365’e geçiş tamamlanana kadar Outlook entegrasyonunu erteleyebilirsin.

Üçüncüsü, mail trafiği aşırı yoğun (günde 500+ mail) ve agent’ın tarama hızı kullanıcı deneyimini bozuyor. MCP connector throttling yapar; saniyede X çağrıdan sonra bekler. Yoğun kullanıcılarda öncelikli tooling — örneğin “yalnız VIP gönderici” filtresi — daha sağlıklı. Filtre daraldıkça agent verim yukarı çıkar.